• I løpet av vinteren fordeler lederen av o-gruppa årets løp i Sør-Varanger i samarbeid med lederne av Pasvik Hauk og Sandnes IL.
• På våren innkalles det til et medlemsmøte der KIFs datoer o-løp fordeles internt blant KIFs medlemmer. Alle løpere forventes å delta på minst et arrangement i løpet av sesongen. Det vil da også bestemmes hvilke kart de respektive løp skal legges på.
• Det er vanligvis to arrangører per løp.
• Det er viktig at løpsansvarlig tidlig sjekker med materialforvalter at det finnes nok kart til å arrangere løp, og at det evt trykkes opp tilstrekkelig kart i god tid innen løpet.
• Etter disse møtene vil årets terminliste og oversikt over KIFs o-løp legges ut på KIFs hjemmeside.
• Det anbefales at man begynner å legge ut postmarkeringer (røde bånd) 1-2 uker eller mer før et løp, dette for at man skal kunne ha tid til å korrigere poster/løyper i god tid innen selve løpet går av stabelen.
• Det legges ut en lang løype på ca 5 km, en kort løype på ca 3,5- 4 km, en rekrutteringsløype (”C-løype”) på ca 2- 3 km samt en nybegynnerløype (”N-løype”)på 1- 1,5 km.

Løypeleggeren må ta hensyn til flg ved legging av N- og C-løype:

• N-løypa skal planlegges langs sammenhengende ledelinjer av typen, vei, sti, bekk, gjerde. Det skal være ett veivalg langs opplagt ledelinje fra post til post. Noen steder bør de tryggeste ha muligheten for å kutte 100- 150 meter mellom ledelinjer og tjene tid på det, men dette må aldri være det eneste alternativet på strekket. Skifte av ledelinje kan skje ved posten eller en til tre ganger mellom postene. Noen av postene kan henge 5- 15 meter fra ledelinja, men skal synes fra ledelinja. Hodeløs løping bør føre til bom på posten. De som leser kartet skal få uttelling for det.
• C-løypa skal gå mest mulig langs ledelinjer av typen, vei, sti, bekk, gjerder, myrkanter, jordekanter, steingjerder, hogstfelt o.l. Ledelinjene behøver ikke å være sammenhengende rundt løypa. Men de må være tydelige der løperne kommer gjennom terrenget for å bli fanget av en ledelinje. Løperne forventes å kunne forlate ledelinjen for å bli fanget opp inntil 300 meter lenger borte. Det bør være noen veivalgsstrekk i løypa. Enkle veivalgsstrekk bør ha 2-3 muligheter langs sammenhengende ledelinjer. Veivalgene på dette nivået består i å bedømme lengden på ulike stialternativer, samt å vurdere løpbarhet på sti i forhold til langs bekk eller annen sammenhengende ledelinje i normal åpen skog. Å bedømme løpbarhet (grøntområder) er ikke å forvente på dette nivået. Noen av postene kan henge 100- 150 meter fra ledelinjen, men skal ha en bred oppfangende front og et godt sikkert siste holdepunkt med god inngang til posten. Bekker (kryss, møter og svinger), myrkanter o.l. er egnede poster. Det bør være en oppfanger av typen stor sti, jorde og lignende bak posten. Postdetaljen må være tydelig. Topp av kolle er en brukbar postdetalj da løpere på dette nivå har begynt å lære høydekurver.
• Det må rentegnes minst to kart for lang og kort løype som brukes som mal av løperne som tegner egne kart. Nybegynnere får ferdigtegnede kart.
• Husk å kontakte Sør-Varanger Avis om annonse. Annonsen skal stå i tirsdagsavisa som kommer ut mandag kveld. I annonsen bør det være presisert klubb, dato, klokkeslett, kart (ikke helt nødvendig), frammøtested, løypelengder. For eksempel ”KIF arrangerer O-løp 25/6 kl 1800. Kart: Verigas. Frammøte: Tunstad-hytta. Løyper: Nybegynner, rekrutt, 3,5 km, 5 km.” Be avisa om at det hele merkes med KIFs logo og et o-flagg. Ellers har avisa god rutine for å lage slike annonser. Regningen for annonsene sendes til økonomiansvarlig i gruppa.
• Kort tid før løpet (1-2 dager før) settes postbukkene med flagg ut. De fås hos materialforvalter. Grunnen til at de ikke bør stå lenger ute er pga fare for hærverk/skade/herping.
• Få tak i bord for arrangør, stol, tidtakingsenhet, vekslepenger, penner, plastlommer samt underlagsplater for karttegning hos materialforvalter. Vær sikker på at tidtakingsenheten fungerer som den skal, la den stå til lading natta over. Ha med minst en rull med skrivepapir til tidtakerenheten.
• Ta med myggolje!!
• Vær ute i litt god tid på dagen for arrangementet. Merk veien til løpet fra relevante veikryss, gjerne allerede fra Hesseng og marker parkeringsstedet tydelig. Merk tydelig stien fra parkeringen til startstedet.
• Selve start/tidtaking/målgang beskrives ikke her, det må erfares.
• Etter løpets slutt tas postene inn. Det beste er å få tatt inn så mange som mulig allerede samme dag. Det er ofte mange som er behjelpelige med å ta inn poster, enten samme dag eller dagen etter. Postenheter, flagg, tidtakingsutstyr og resten av utstyret leveres materialforvalter, som sjekker at alt som er lånt ut kommer inn.
• Det lages en oversikt over økonomi. Inntekter + evt utgifter i forbindelse med arrangementet beskrives. Utgifter dokumenteres med kvittering. Pengene gis til økonomiansvarlig i gruppa.
• Resultatet etter løpet skrives elektronisk og sendes som e-post til gruppas leder. Arrangøren kan gjerne sende resultatlista rett til avisa sammen med en liten stemningsrapport fra løpet, men dette kan evt også gjøres av lederen. Det er viktig at lederen i o-gruppa får alle resultatene fortløpende som grunnlag for statistikk på slutten av årets sesong.
• Gruppas leder (eller andre i styret) sender resultatet inn til hjemmesidas Webmaster, som legger resultatet ut på internett.